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Votre SSTI Drôme Ardèche

maîtriser les moyens de communication

rappel important :

La messagerie électronique est un outil de partage d'informations, mais absolument pas de polémique et comme tout outil il faut en respecter le mode d'emploi. Ainsi le mail ne permettra jamais de résoudre un conflit mais au contraire l'aggravera car "les écrits restent"...

Un réflexe à conserver:

Privilégier le contact direct pour traiter des problèmes de relations personnelles.

Rien ne vaut l'explication orale en tête à tête ou au moins au téléphone.

Pour en savoir plus, ci-joint synthèse INRS sur le sujet :

Stress et mails INRS.pdfType : pdf / Taille : 152.93 Ko

mode d'emploi des mails

Sur la forme :

Rester courtois technologiquement :

  • Dans la rédaction d’un mail, ne pas oublier que l’on écrit à un lecteur et pas à un ordinateur
  • Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie, déconnecter la fenêtre vous annonçant l'arrivée d'un message.
  • Gérer les priorités et ne pas répondre immédiatement à chaque mail reçu
  • Se fixer des plages pour répondre aux mails moins urgents.
  • Laisser au moins passer la nuit qui portera conseil avant d'envoyer la réponse à un mail "délicat".
  • Ne pas lire ses mails en réunion

Sur le fond :

  • Soigner la rédaction de l’objet du message
  • Éviter le principe abusif de protection et ne mettre en copie que les personnes directement impliquées par le sujet.
  • Bannir absolument les personnes en "copie cachée"....rien ne le justifie.
  • Faire des phrases courtes : sujet, verbe, complément sans oublier la ponctuation
  • Ne pas croire qu’un conflit peut se régler rapidement et efficacement par mail. Privilégier le face à face.

savoir se déconnecter:

Ce n’est pas parce qu’ils sont portables que PC ou téléphone doivent être systématiquement ramenés au domicile et utilisés en dehors des plages de travail.

Il faut conserver un n° de téléphone personnel différent de celui du travail, sinon la frontière n'existera plus... et tous les abus seront possibles, on peut alors parler de "laisse électronique".

Devoir rester connecté en dehors des heures normales est possible: cela s'appelle de l'astreinte et doit faire l'objet d'un cadre bien défini avec un complément de rémunération. Encadrement, techniciens de maintenance sont souvent concernés.